亲爱的X教授：
您好!咱们定于X年XX月XX日在XX大学举行学术会议，想邀请您届时参加。
会议免费安排食宿，往返机票自理。
如果您有要宣读的论文或要发言的论题，请尽早来函告知，以便会议安排。
期望您届时光临。
请尽快来函确认。
祝一切顺利!
会议召集人：秘书长